Pentru că în această perioadă recepționez tot mai multe mesaje, atât din partea clienților, a mediului de afaceri, cât și a reprezentanților mass-media, despre cum se transformă serviciile de consultanță și asisență a business-ului mic și mijlociu pe timp de criză și muncă în regim online, am decis să dedic acestui subiect, dar și experienței echipei BDC Creative, primul meu articol de blog.
Cum o companie de consultanță, mentorat, coaching și training își transferă activitatea de la offline la online?
Instituirea perioadei de carantină m-a surprins în drum spre casă, de la Bodrum, Turcia. Reveneam de la un curs de detox pentru corp și minte, în dimineața lui 15 martie, practic în același timp ce se declara starea de urgență în Republica Moldova. Din fericire, cursul de detox a fost deosebit de benefic, atât pentru starea mea generală de spirit, cât și pentru adaptabilitatea mea la perioada de carantină – care a decurs cât se poate de lejer: cu bună-dispoziție, gândire lucidă , eficiență și mult optimism. Comunicam cu echipa de la distanță și încă de vineri, 13 martie, am agreat că de luni, 16 martie, nu mai vine nimeni la birou și începem munca de la distanță. Asta chiar în condițiile în care, la acel moment, încă nu aveam bine setate mecanismele tehnice și de management de muncă "remote", așa cum, în mai bine de 5 ani de activitate eram deprinși cu lucrul în teren cu clienții și beneficiarii noștri, întâlnirile face-to-face și lucru în echipă într-un birou. Trebuie să mai adaug că am în echipă patru mămici tinere, care, și până atunci, de multe ori au fost lăsate să lucreze ”remote”, datorită situațiilor solicitante a statutului de mămică. La acest capitol, dintotdeauna am fost destul de înțelegătoare și flexibilă. Astfel, deja de aproape o lună de zile, ne-am acomodat și fiecare membru al echipei și-a organizat câte un birou improvizat, chiar la el acasă.

Ce a fost cel mai important la început?

Deprinderea unui cadru nou de muncă și stabilirea unor reguli vis-a-vis de canalul de comunicare și coordonarea sarcinilor curente, pe care continuăm să le gestionăm. Am început chiar de luni să studiez care sunt instrumentele de lucru și comunicare online, ceea ce urma să-mi ușureze enorm modul de menținere a legăturii cu echipa, dar și îmi asigura implicarea în alte proiecte gestionate de mine (AFAM – Asociația Femeilor Antreprenoare din Moldova și APCFA – Asociația Patronală a Companiilor Financiare Alternative). Zoom a fost soluția la care ne-am oprit. A fost foarte important să revăd agenda și lista activităților pe unele proiecte care deja erau în curs de desfășurare (acele de până la începerea regimului de carantină) și să ajustez la prioritățile momentului. Un exemplu a fost modul de desfășurare a instruirilor noastre curente, pe care acum le-am transferat pe online. În primul rând, a trebuit să am o conversație de grup despre noua stare a lucrurilor. Mi-am spus mie însumi și colegilor mei: da, este o lume diferită și nu știm cât va dura acest lucru. Dar vreau să mă asigur că, cu toții simțiți că aveți ceea de ce aveți nevoie. Vreau să știm că fiecare este important și necesar în echipă și că vom continua să muncim exact cum am muncit, până nu ne vom revedea într-o zi și fizic, în același format, cum a mai fost odată”.
Redescoperirea echipei și ordinea nouă a lucrurilor

Chiar în primele ședințe cu colegii de birou, am convenit și încurajat ca fiecare să se expună asupra aspectelor pozitive și mai puțin pozitive ale muncii de la distanță. Concluziile remarcate de colegi au fost că au devenit mai productivi, învață mai multe lucruri și deprinderi noi, mai ales când sunt puși în fața diferitor situații noi și nu au la cine apela imediat, așa cum ar permite munca de la birou de exemplu. Provocarea nr. 1 rămâne a fi munca în preajma familiei și copiilor, fapt pe care îl recunoaștem cu toții. Am remarcat că, deseori în această perioadă a trebuit să intervin cu explicații sau, dacă vreți, sesiuni de mentorat pe subiecte despre care anterior eram sigură că fiecare le cunoaște. Astfel, după una dintre ședințe am convenit următoarea modalitate de muncă: fiecare își evaluează capacitățile, aspectele și laturile unde este mai bun și, reieșind din sarcinile pe care le avem per companie - își alege/atribuie un grup de sarcini pe care să îl gestioneze cap-coadă până la rezultatul final. Iar instrumentul care ne unește pe toți ca și echipă a devenit ASANA. Fiecare membru al echipei își fixează sarcinile și subsarcinile în programul/aplicația ASANA. În plus, în dependență de profilul și specializarea fiecărui membru din echipă, acesta poate delega unele subsarcini către alt coleg sau colegi ai săi - asigurând astfel atingerea rezultatului așteptat și calitatea executării întregului proiect. Prin urmare, a crescut gradul de autonomie și asumare a responsabilității, iar fiecare are o agendă clară de task-uri, cu deadline-uri stabilite de sine-stătător, dar transparente pentru întreaga echipă. Totodată, fiecare dintre noi a devenit mai conștient despre contribuția reală pe care o aduce în companie, ce îi place să facă mai mult și care sunt aspectele care ar trebui să fie îmbunătățite - atât din punct de vedere tehnic, cât și al abilităților soft. Disciplina a fost cuvântul cheie vociferat unanim, de către toți membrii echipei. Și eu, fiind un șef flexibil și înțelegător, am înțeles că trecem printr-o perioadă nu doar cu provocări, ci și benefică pentru fiecare.
Ce ”mici trucuri” am învățat reciproc, unii de la alții, vorbind de munca de la distanță?
Cu toții am dezvoltat niște ritualuri utile pentru a stabili un mod disciplinat de a organiza și gestiona ziua de muncă. Programăm ziua de la început până la sfârșit pentru ca să prindă un ritm. Chiar și în condiții de casă, optăm pentru un stil vestimentar mai aproape de cel de birou, și numai după asta încep activitățile din ziua respectivă. Și, chiar dacă suntem obișnuiți cu multe contacte pe zi și colaborări strânse, fie cu clienți ori parteneri, ne asigurăm că acest lucru se întâmplă și în continuare, chiar dacă în regim online.
Cât de des comunicăm în echipă?
Utilizăm unul dintre sistemele de socializare, unde avem create grupuri comune încă de pe vremea când ni se permitea să ieșim din casă. Există situații când pur și simplu trebuie să-i ajut pe oameni să înțeleagă cum pot face anumite lucruri la distanță și să le dau încrederea că funcționează. Ne vedem online cel puțin de două ori pe săptămână. Putem avea și întâlniri în grupuri mai mici, în dependență de subiect, dar anunț despre tematica întâlnirilor pe toți membrii echipei, pentru ca ceilalți să nu se simtă îndepărtați și totodată să dețină informația despre tot ce se petrece, ca odinioară. De fapt, contactul cu echipa chiar a crescut. Ceea ce urmează încă să facem sunt activități distractive practice, bineînțeles online: un pahar de vin servit la cină, pentru a stimula producătorul local, pauze de cafea, prânz împreună, dar și alte lucruri, pe care le las ca și surpriză pentru echipa mea. Toate aceste lucruri, în complex, ne ajută să menținem conexiunile de care aveam parte la birou.
Care sunt lucrurile de importanță critică pentru un leader, pentru a menține o cultură organizațională bună, chiar și la distanță?
Întâi de toate, mă asigur că membrii echipei se simt constant/ în siguranță / că știu ce se întâmplă. Acum s-ar putea ca corespondența să fie mult mai abundă, pentru că mai bine citez în corespondență toată echipa și să fie cu toții la curent cu proiectele cheie, decât sa îl fac pe cineva să se simtă detașat. În al doilea rând, sunt conștientă că toată lumea a fost stresată și rămâne în continuare a fi. În această perioadă există o ”tensiune” în ceea ce privește obiectivele de venituri și alte rezultate. Totuși, rămân optimistă și chiar am inițiat, în colaborare cu partenerii noștri de dezvoltare, unele modificări în proiectele curente - pentru a asigura colegii cu activitate și de a le transmite încrederea simțul de „ totul va fi bine”. O a treia provocare importantă este să mă asigur că niciun membru al echipei nu se simte de parcă ar avea mai puțin acces de comunicare directă cu mine decât ceilalți. Acasă, imaginația oamenilor crește. Când desfășor ședințele de grup, urmăresc includerea și implicarea tuturor, astfel ca toată lumea să se simtă văzută și auzită.

Cum s-a schimbat productivitatea muncii în noile condiții?
Productivitatea a fost menținută și chiar îmbunătățită, din contul timpului parcurs pe drum până la birou și din contul autonomiei fiecărui membru al echipei. Remarc că crescut și nivelul de responsabilitate. Am înțeles chiar din a doua săptămână că trebuie să am încredere în angajații mei și acest lucru îmi aduce și recompensă. Am trecut de la monitorizarea procesului definitiv la aprecierea bazată pe rezultatul livrat. În acest sens, ASANA este aplicația care ne dă posibilitatea să colaborăm între noi și la distanță. Folosim și instrumente oferite de rețelele de socializare, la nivel de comunicare în echipă. Ceea ce ne permite să stocăm și să captăm date, să purtăm conversații, să împărtășim cele mai bune practici și să învățăm în continuare.


Cum va schimba această criză modul în care echipa va opera și chiar esența gestionării un business de consultanță?

Vom experimenta și mai mult munca în spațiul virtual, în special în relațiile cu clienții noștri care, practic peste noapte, s-au obișnuit cu corespondența prin e-mail, conference calls și webinare on-line. Nu neapărat că oamenii vor adopta și continua acest nou format permanent sau în exclusivitate, însă această experiență va extinde gândirea și capacitățile tuturor. Dacă există un aspect pozitiv foarte mic în această situație în care ne-am aflat cu toții, este că dezvoltăm competențe indispensabile și care vor fi tot mai utile în viitor. Iar, în afară de asta, cum aș fi început eu să scriu articole de acest gen, și care, de altfel, vor deveni o tradiție de azi încolo!